Kiracı Bilgi Formu ve KVKK Aydınlatma Metni Örneği

Yönetim Neden Kiracı Bilgisi Toplar?

Yönetimin, her bağımsız bölümde kimin oturduğunu bilmesi hukuki bir gerekliliktir. İşletme projesi ve kat malikleri kurulu çağrıları, bağımsız bölümden devamlı faydalananlara da tebliğ edilir. Kimin oturduğu bilinmiyorsa bu bildirimler usulüne uygun yapılamaz.

Ayrıca Kat Mülkiyeti Kanunu m.22 uyarınca kiracı, ortak gider borcundan malikle birlikte ödemekle yükümlü olduğu kira tutarıyla sınırlı olarak sorumludur. Bu sorumluluğun işletilebilmesi için kiracının kimliği ve iletişim bilgisi gereklidir.

Hangi Bilgiler İstenebilir?

• Gerekli: ad soyad, bağımsız bölüm numarası, telefon, taşınma tarihi, malik bilgisi
• Amaca uygunsa: araç plakası (otopark tahsisi varsa), acil durumda aranacak kişi, birlikte oturan kişi sayısı
• İstenmemeli: gelir bilgisi, meslek detayı, sağlık bilgisi, kimlik fotokopisi (zorunlu bir dayanak yoksa)

Kişisel veri toplarken ölçülülük esastır: yalnızca amaca ulaşmak için gerekli olan bilgi istenmelidir. Gereksiz bilgi toplamak veri sorumlusunun sorumluluğunu artırır.

KVKK Yükümlülükleri

Sakin kayıtları kişisel veri niteliğindedir. Veri sorumlusu kat malikleri kuruludur, işlemleri yönetim yürütür. Temel yükümlülükler şunlardır:

• Bilgi toplanırken aydınlatma metninin sunulması
• Verilerin yalnızca belirtilen amaçlarla kullanılması
• Kayıtların kilitli dolapta veya erişimi sınırlı dijital ortamda saklanması
• Sakin listelerinin WhatsApp gruplarında veya panoda yayımlanmaması
• Taşınma sonrası verilerin makul süre içinde silinmesi

Kopyalanabilir Kiracı Bilgi Formu Örneği

……………………… APARTMANI / SİTESİ

SAKİN BİLGİ FORMU

Form Tarihi: …/…/20…

BAĞIMSIZ BÖLÜM BİLGİSİ
Blok / Daire No: ………………
Kullanım şekli: Malik / Kiracı / Diğer: ………………
Taşınma tarihi: …/…/20…

SAKİN BİLGİSİ
Ad Soyad: ………………………
Telefon: ………………………
E-posta: ………………………
Birlikte oturan kişi sayısı: ………

MALİK BİLGİSİ (kiracı ise doldurulur)
Ad Soyad: ………………………
Telefon: ………………………

ARAÇ BİLGİSİ (otopark tahsisi varsa)
Plaka: ………………   Marka/Model: ………………

ACİL DURUMDA ARANACAK KİŞİ
Ad Soyad: ………………   Telefon: ………………
Yakınlık: ………………

BEYAN
Yukarıdaki bilgilerin doğru olduğunu, değişiklik halinde yönetimi bilgilendireceğimi; ekteki aydınlatma metnini okuduğumu beyan ederim.

Ad Soyad: ………………………    İmza: ………………    Tarih: …/…/20…

Kopyalanabilir KVKK Aydınlatma Metni Örneği

……………………… APARTMANI / SİTESİ

SAKİN KAYITLARI AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu: ……………………… Apartmanı/Sitesi Kat Malikleri Kurulu, temsilen Yönetici ……………… (Ad Soyad)

1. İşlenen Veriler: Ad soyad, bağımsız bölüm numarası, iletişim bilgisi, taşınma tarihi, kullanım şekli (malik/kiracı), varsa araç plakası ve acil durumda aranacak kişi bilgisi.

2. İşleme Amaçları:
– Ortak gider (aidat) tahakkuk ve tahsilat işlemlerinin yürütülmesi
– Kat malikleri kurulu çağrısı, işletme projesi ve diğer yasal bildirimlerin usulüne uygun tebliği
– Ortak alanların güvenli kullanımı ve acil durumlarda iletişim kurulması
– Otopark tahsisi ve benzeri kullanım düzenlerinin yürütülmesi

3. Hukuki Sebep: Kat Mülkiyeti Kanunu'ndan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve veri sorumlusunun meşru menfaati.

4. Aktarım: Verileriniz üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Yalnızca talep halinde yetkili adli ve idari makamlara aktarılır. Sakin listeleri panoya asılmaz, mesajlaşma gruplarında paylaşılmaz.

5. Saklama Süresi: Bağımsız bölümden ayrılmanızı takiben, olası hukuki uyuşmazlıklar bakımından gerekli süre sonunda kayıtlarınız silinir veya anonim hale getirilir.

6. Haklarınız: Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve mevzuattan doğan diğer haklarınızı kullanmak için yönetimimize yazılı başvuruda bulunabilirsiniz.

Başvuru Adresi: ………………………
İletişim: ………………………

……………………… Apartmanı/Sitesi Yönetimi — …/…/20…

Doldurma Kılavuzu

Formda yalnızca gerçekten kullanacağınız alanları bırakın. Doldurulmayan ve hiç kullanılmayan alanlar gereksiz veri toplama anlamına gelir.

Aydınlatma metnini formun arkasına veya ekine koyun ve sakinin okuduğunu beyan ettiği satırı formda bulundurun.

Kimlik fotokopisi istemeyin. Kimlik doğrulaması gerekiyorsa belgeyi görüp iade etmek, fotokopi saklamaktan çok daha güvenlidir.

Kayıtların Saklanması

Basılı formlar kilitli bir dolapta, dijital kayıtlar ise erişimi sınırlı bir ortamda tutulmalıdır. Yalnızca yönetici ve varsa denetçi erişebilmelidir.

Yönetim değişikliğinde bu kayıtlar devir teslim tutanağıyla yeni yönetime aktarılır; eski yöneticide kopya bırakılmamalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Sakin listesini panoya asmak: Kişisel verinin hukuka aykırı ifşasıdır.
• Gruplarda telefon paylaşmak: Rıza olmadan iletişim bilgisi paylaşılamaz.
• Kimlik fotokopisi toplamak: Ölçülülük ilkesine aykırıdır.
• Aydınlatma yapmadan bilgi almak: Açık bir yükümlülük ihlalidir.
• Ayrılan sakinin verisini süresiz saklamak: Saklama süresi belirlenmelidir.

Bu içerik ve şablonlar bilgilendirme amaçlıdır, örnek niteliğindedir. Somut durumunuza uyarlayın; kişisel veri süreçlerinde tereddüt halinde uzman görüşü alın.