Yönetici Değişimi ve Devir Teslim Nasıl Yapılır?

Neden Düzgün Devir Önemli?

Yönetici değişimi, sadece bir kişinin yerini başkasının almasından ibaret değildir. Para, belge, sözleşme ve sorumluluk el değiştirir. Düzgün yapılmayan bir devir teslim, "hangi para nereye gitti, hangi belge nerede" karmaşasına ve hesap anlaşmazlıklarına yol açar. İyi bir devir, hem ayrılan hem göreve başlayan yöneticiyi korur.

Devredilecek Belgeler

Devir teslimde el değiştirmesi gereken başlıca unsurlar:

• Karar defteri ve işletme defteri
• Gelir-gider kayıtları, makbuzlar, banka hesap bilgileri
• Aidat borç durumu ve tahsilat çizelgesi
• Sözleşmeler (asansör, temizlik, sigorta, personel)
• Anahtarlar, ortak alan erişimleri
• Demirbaş listesi

Aidat çizelgesinin devri için aidat çizelgesi yazımıza bakabilirsiniz.

Hesabın Kapatılması

Ayrılan yönetici, dönemine ait hesabı kapatmalı ve kat malikleri kuruluna sunmalıdır. Devir anındaki kasa/banka bakiyesi, alacaklar ve borçlar net olmalıdır. Bu hesap, ayrılan yöneticinin sorumluluğunun bittiği, yeni yöneticinin sorumluluğunun başladığı çizgidir. Hesap verme yükümlülüğünü işletme defteri ve hesap verme yazımızda ele aldık.

Devir Tutanağı

Devir teslim, yazılı bir tutanakla belgelenmelidir. Tutanakta neyin devredildiği (bakiye, belgeler, anahtarlar) listelenir ve taraflarca imzalanır. Bu tutanak, ileride "şu belge bana verilmedi" türü tartışmaları önler. Belgeli devir, her iki taraf için de güvencedir.

Yeni Yöneticinin İlk İşleri

Göreve başlayan yönetici, devraldığı durumu incelemeli: hesapları kontrol etmeli, borçları gözden geçirmeli, sözleşmeleri değerlendirmeli ve yeni dönem için bir plan yapmalıdır. Yönetici olmanın temellerini yönetici olmak yazımızda ayrıntılı anlattık.

Sık Yapılan Hatalar

• Tutanaksız devir: Yazılı belge olmadan devir, sorumluluk karmaşası yaratır.
• Hesabı kapatmamak: Dönem hesabı kapatılmadan devir, anlaşmazlık doğurur.
• Belge eksik teslim: Sözleşme/anahtar eksikliği yeni yönetimi zorlar.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. Devir teslim süreci binanızın durumuna göre uyarlanmalıdır.